Stop met stapelen!

In zijn boek ‘Free capacity: Wat zou het voor jouw organisatie betekenen als je direct 20% capaciteit kunt vrijspelen?'(2017), uitgegeven door Van Duuren Management, beschrijft Frans van Loef hoe je in vijf stappen capaciteit vrijspeelt.
Deze vrijgekomen capaciteit kun je vervolgens inzetten om jouw belangrijkste doelstellingen te behalen en op nieuwe kansen in te spelen.

Binnen organisaties zijn geld en capaciteit schaars. Geld wordt al vaak strak gemanaged, maar organisatiecapaciteit die bestaat uit tijd en talent, kan veelal effectiever worden aangewend.

We hebben de neiging voortdurend te ‘stapelen’: nieuwe zaken toe te voegen of bestaande zaken uit te breiden zonder afscheid te nemen van een aantal dingen die we al doen. Dit leidt uiteindelijk tot verspilling van schaarse organisatie capaciteit.

Van Loef beschrijft de volgende vijf stappen om weer capaciteit vrij te maken:

Beslis wat je met de vrije capaciteit gaat doen
Er zijn verschillende dingen die je kunt doen met de vrijgemaakte capaciteit. Je kunt hierbij denken aan je doelstellingen sneller realiseren, nieuwe kansen aanpakken waar je anders niet aan toe zou komen of de werkdruk verminderen.

Breng focus aan
De volgende stap is bewust keuzes maken. Waar kun je échte waarde toevoegen en je aanbod aanscherpen. Stel prioriteiten. Ga na wat je nu, later en niet wil doen. Maak ruimte voor langetermijndoelen.

Doe een reality check
Vaak zijn we zo druk bezig, dat het lastig is om te zien hoe onze tijd en talent nu werkelijk wordt benut. Door afstand te nemen en je bewust te worden van wat je doet en hoe je jouw tijd verdeelt, zul je al snel kansen zien om capaciteit vrij te maken.

Maak capaciteit vrij
Van Loef beschrijft drie manieren om capaciteit vrij te maken: met dingen stoppen, de dingen versimpelen of de complexiteit van de organisatie verminderen.
Hij beschrijft drie terreinen waarop je dit kunt toepassen.
Op het gebied van interactie kun je denken aan waar mogelijk met minder mensen overleggen, verkorten van overleg en waar overbodig schrappen van overleg.
Wat betreft activiteiten kun je zoeken naar projecten die gestopt kunnen worden, taken die er niet meer toe doen, en producten en diensten waar klanten niet meer naar vragen of die niets meer opleveren.
Tenslotte zijn er obstakels in de organisatie die weggenomen kunnen worden. Denk hierbij aan overbodige functies, processen die kunnen worden vereenvoudigd en regels die ooit met een goede reden zijn geïntroduceerd, maar die inmiddels alleen maar in de weg staan.

Manage capaciteit
Het managen van schaarse organisatiecapaciteit is doorslaggevend bij het werkelijk uitvoeren en realiseren van doelen. Aan de hand van de voorgaande vier stappen kun je keer op keer op basis van vernieuwde doelen de focus aanscherpen, een reality check doen en capaciteit vrijmaken.

Stapel jij?
Neem jij regelmatig de tijd om weer capaciteit vrij te maken?


..
.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

w

Verbinden met %s