De kunst van het samenkomen

We komen ons hele leven samen. Eerst in ons gezin en later in de buurt met vriendjes en vriendinnetjes, op school en dan in vergaderingen, bij bruiloften, conferenties, verjaardagsfeestjes, etentjes, beurzen en begrafenissen.
Veel van die tijd bestaat uit niet bepaald inspirerende en oersaaie momenten waar we niet door worden gegrepen, niet door veranderen of die ons niet echt in verbinding brengen met de ander. Dat hoeft niet zo te zijn!

In haar boek ‘De kunst van het samenkomen: nooit meer een saaie meeting’ (2020), uitgegeven door Meulenhoff Boekerij bv., geeft Priya Parker inspirerende adviezen en praktische tips die onze bijeenkomsten grondig kunnen veranderen.

Hieronder vind je enkele door Parker beschreven handvatten voor een waardevolle betekenisvolle bijeenkomst:

Wat is de echte reden voor je bijeenkomst?
Waarom komen we bij elkaar? We komen bij elkaar om problemen op te lossen die we niet in ons eentje kunnen tackelen. We komen bij elkaar om te vieren, te rouwen. We komen bij elkaar om beslissingen te nemen. We komen bij elkaar om te verwelkomen en afscheid te nemen. Er zijn zoveel goede redenen om bijeen te komen dat we vaak niet precies weten waarom we het doen.
De kunst van het bijeenkomen begint met een doel.
Maak van je doel je uitsmijter. Laat het doel beslissen wat er gebeurt tijdens je bijeenkomst en wat niet. Wanneer je twijfelt over een onderdeel, zelfs het kleinste detail, ga dan terug naar je doel en besluit overeenkomstig.

Wie, waar en hoe?
Stem de gastenlijst, het aantal gasten en de locatie af op het doel dat je voor ogen hebt. Zorg tenslotte voor ontheemding.
De gastenlijst
Kies je gasten zorgvuldig en verlies daarbij je doel niet uit het oog.
Het aantal gasten
Elke bijeenkomst heeft een passende afmeting. De omvang van een bijeenkomst bepaalt wat er tussen mensen gebeurt wanneer je ze samenbrengt.
Als je echt een besluit wilt nemen, kun je dat het beste met een klein aantal mensen doen.
Als je een levendige discussie wilt waar iedereen aan meedoet, moet je denken aan acht tot twaalf mensen. Met minder dan acht mensen is er mogelijk te weinig diversiteit.  Met meer dan twaalf wordt het moeilijker om iedereen aan het woord te laten. Een groep van 30 begint op een feestje te lijken. Groepen van deze omvang zijn doorgaans te groot voor een centraal gesprek. Het volgende interessante getal ligt ergens rond de 150 personen. In een groep van deze grootte kan iedereen elkaar tegenkomen als mensen dat willen en er moeite voor doen. Grotere groepen vallen gewoonlijk uit elkaar in kleinere subgroepen. Grotere mensenmassa’s zoals popfestivals, voetbalwedstrijden of andere evenementen dienen weer andere doelen. Hier gaat het niet om intimiteit of aanhalen van banden maar het samen beleven.
De locatie
Kies een locatie voor je bijeenkomst die ten dienste staat van je doel. Wanneer een plek past bij een idee, zorgt dat ervoor dat iemand niet alleen fysiek maar met zijn hart en ziel deelneemt aan de ervaring.
Een goed gekozen locatie geeft aan mensen een signaal af waar je bijeenkomst over gaat. Mensen worden aangemoedigd zich zo te gedragen dat de bijeenkomst het beste resultaat krijgt. Een locatie kan en moet nog iets doen: ontheemden.
Ontheemding
Ontheemding betekent dat mensen worden losgeweekt uit hun routine. Mensen worden wakker gemaakt uit hun sluimerende gewoonten.
Je zorgt voor ontheemding door onverwachte vragen, oefeningen en de keuze voor een passende inspirerende ruimte.
Met wat voor ruimte je als gastheer ook te maken hebt, vraag jezelf af hoe je een overgang kunt creëren, een doorgang die ervoor zorgt dat de buitenwereld wordt vergeten en die de aandacht vraagt en de verbeeldingskracht prikkelt. Als je dat doet trek je een startlijn en help je je gasten gezamenlijk over te steken.

Geef leiding
Als je bijeen wilt komen, kom dan ook echt bijeen.
Als je gastheer of gastvrouw bent, gedraag je dan ook zo.
Leid met zelfverzekerde hand, maar onzelfzuchtig en ten dienste van anderen.
Soms vereist gastheerschap de bereidheid niet aardig gevonden te worden om ervoor te zorgen dat je gasten het meeste uit je bijeenkomst halen.

Doe het benodigde voorwerk
Negentig procent van wat een bijeenkomst laat slagen is het voorwerk.
In de periode voorafgaand aan je bijeenkomst moet je net zoveel aandacht schenken aan je gasten als in verhouding staat tot de risico’s en inspanningen die je van hen vraagt.
De voorbereidingen moeten bij de gasten de gedragingen oproepen die je vanaf het begin nodig hebt.
Als je een brainstormsessie plant en je rekent op creativiteit van je medewerkers, denk er dan over hoe je ervoor kunt zorgen dat ze zich vanaf het begin open en creatief opstellen. Wat kun je zelf al doen om dit gedrag te ondersteunen? Hoe geeft jezelf het voorbeeld?
Bij het voorwerk hoort aandacht voor de uitnodiging. Het allerbelangrijkste deel van je uitnodiging is wat het je gasten vertelt over de bijeenkomst en wat er van hen gevraagd wordt. Een manier waarop je gasten een signaal geeft is door je bijeenkomst een specifieke naam te geven.

Besteed aandacht aan het sociale contract
Een bijeenkomst is een sociaal contract. Het komt voort uit de vereenstemming tussen gastheer of gastvrouw en gast over wat beiden willen doen om er een succes van te maken.  Soms is dit contract bewust maar vaak is het onzichtbaar. Je denkt bijvoorbeeld niet dat het etentje waar je onlangs naar toe ging een sociaal contract had, maar heb je een fles wijn of iets anders meegenomen? Ja? Waarom deed je dat?
Tot de taken van gastheerschap behoort het opstellen van dit sociale contract.

Vind bronnen van potentiele spanning en beslis wat je ermee gaat doen
Je vindt bronnen van spanning door het stellen van de volgende vragen: Wat vermijden mensen waarvan ze denken dat ze het niet vermijden? Wat zijn de heilige huisjes? Wat is onuitgesproken? Wat wordt beschermd? Waarom is dat?
Als je besluit om een pittige discussie in je volgende bijeenkomst op te nemen, is het goed om jezelf de volgende vragen te stellen: Wat is het geschenk als we dit onderwerp aansnijden? Wat is het risico? Is het de moeite waard? En kunnen we er zorgvuldig mee omgaan?

Zorg voor een goede afronding
Als je met jouw bijeenkomst een tijdelijke alternatieve wereld gecreëerd hebt is het je taak je gasten te helpen die wereld ook weer af te sluiten. Om ze te helpen te beslissen welk deel van de ervaring ze mee willen nemen als ze terugkeren naar waar ze vandaan kwamen. Als je afsluit kan er een kort moment zijn om terug te komen op het doel van je bijeenkomst. Wat je laatste moment ook is, zorg dat het authentiek is en binnen de context past.

We komen op allerlei manieren samen en dat lijkt vanzelfsprekend. Het is niet vanzelfsprekend. Door je bewust te zijn van waarom en hoe je samenkomt kun je meer waarde en betekenis aan jouw bijeenkomst geven.

 

Welke bijdrage kun jij leveren aan jouw bijeenkomsten?

 


..
.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s